MUTEKS MUTLUBAŞLAR TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. GİRİŞ

1.1. AMAÇ VE KAPSAM

Veri sorumlusu sıfatıyla MUTEKS MUTLUBAŞLAR TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“Muteks Tekstil” veya “Şirket”) için müşterileri, çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçileri ve etkileşimde bulunduğu tüm gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunması en üst düzey önceliklerimizden biridir.

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), Şirketimiz tarafından yürütülen veri işleme faaliyetlerinde şeffaflığı sağlamak ve kişisel verisi işlenen ilgili kişileri (Ürün/hizmet alıcıları, çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, iş ortakları ve üçüncü kişiler) bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Muteks Tekstil, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca, verilerin güvenli bir şekilde işlenmesi ve korunması için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

1.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDEKİ TEMEL PRENSİPLER

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçlerinde aşağıda belirtilen temel ilkeleri rehber edinmekte ve tüm operasyonel süreçlerini bu ilkeler ışığında yürütmektedir:

• Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygunluk: Veri işleme süreçlerinde mevzuatın öngördüğü sınırlar ve dürüstlük kuralları çerçevesinde hareket edilmesi.
• Doğruluk ve Gerektiğinde Güncellik: İşlenen verilerin doğru olmasını sağlama ve veri sahibine bilgilerini güncelleme imkanı sunma.
• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme: Verilerin hangi amaçla işleneceğinin veri toplama aşamasında netleştirilmesi.
• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma: Sadece belirlenen amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan verilerin, gerektiği kadar işlenmesi (Veri Minimizasyonu).
• Mevzuatta Öngörülen veya Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Verilerin saklama süreleri sonunda imha politikasına uygun olarak silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
• Şeffaflık ve Aydınlatma: İlgili kişilerin, verilerinin işlenme süreçleri hakkında Kanun’un 10. maddesi uyarınca açıkça bilgilendirilmesi.
• İlgili Kişilerin Haklarına Saygı: Veri sahiplerinin Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarını kullanabilmeleri için gerekli kurumsal altyapının tesisi.
• Veri Güvenliğinin Sağlanması: Kişisel verilerin yetkisiz erişime, kayba veya ifşaya karşı korunması için gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması.
• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması: Sağlık, ceza mahkumiyeti ve biyometrik veriler gibi hassas verilerin işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen ek önlemlere titizlikle uyulması.

2. POLİTİKANIN AMACI

İşbu Politikanın temel amacı; Muteks Tekstil tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuata tam uyumunu sağlamak, Şirketimizin kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsediği yönetim sistemlerini açıklamak ve bu süreçlerin merkezine “şeffaflık” ile “hesap verebilirlik” ilkelerini yerleştirmektir. Bu doğrultuda, Şirketimizle hukuki veya ticari ilişki içerisinde bulunan tüm ilgili kişilerin kişisel verilerinin güvenliği konusunda bilgilendirilmesi ve veri sahiplerinin haklarını kullanabilmeleri için gereken kurumsal standartların ilan edilmesi hedeflenmektedir.

3. POLİTİKANIN KAPSAMI

Bu Politika; Muteks Tekstil bünyesinde veri sorumlusu sıfatıyla gerçekleştirilen; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş ortaklarımızın ve Şirket ile etkileşimde bulunan tüm üçüncü kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Şirketimizin tüm iş birimleri, departmanları ve personeli, yürüttükleri operasyonel süreçlerde işbu Politika hükümlerine uymakla yükümlüdür.

4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR VE VERİ GÜVENLİĞİ

Muteks Tekstil, Kanun’un 12. maddesi uyarınca; işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Şirketimiz, alınan bu tedbirlerin işleyişini düzenli olarak denetlemekte ve/veya yetkin üçüncü taraflara denetletmektedir.

4.1. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Muteks Tekstil, teknolojik imkânlar, güncel siber tehditler ve uygulama maliyetlerini göz önünde bulundurarak, veri güvenliğine ilişkin aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri eksiksiz olarak hayata geçirmiştir.

4.1.1. Teknik Tedbirler Şirketimiz bilişim altyapısında ve dijital platformlarında veri güvenliğini sağlamak üzere uygulanan başlıca teknik tedbirler şunlardır:

• Ağ ve Uygulama Güvenliği: Kurumsal ağ ve uygulama güvenliği sağlanmakta, ağ yoluyla yapılan kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağlar (VPN vb.) kullanılmaktadır.
• Yetki ve Erişim Yönetimi: Çalışanlar için detaylı yetki matrisleri oluşturulmuştur. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan personelin sistem erişim yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemleri düzenli olarak takip edilmektedir.
• Loglama (İz Kayıtları): Sistemlere gerçekleştirilen tüm erişim logları, kullanıcı müdahalesine kapalı (değiştirilemez) şekilde ve yasal sürelerine uygun olarak tutulmaktadır.
• Siber Güvenlik Katmanları: Güncel anti-virüs sistemleri, donanımsal/yazılımsal güvenlik duvarları (Firewall) ve saldırı tespit/önleme sistemleri (IDS/IPS) aktif olarak kullanılmaktadır. Siber güvenlik önlemlerinin etkililiği sürekli olarak izlenmektedir.
• Kriptografi ve Şifreleme: Kişisel veriler aktarım sırasında ve istirahat halinde (at rest) şifrelenmektedir. Özellikle özel nitelikli kişisel verilerin elektronik posta yoluyla aktarımı, mutlaka şifreli yöntemler ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) veya güvenli kurumsal posta hesapları üzerinden gerçekleştirilmektedir.
• Yedekleme Güvenliği: Kişisel veriler olası veri kayıplarına karşı periyodik olarak yedeklenmekte ve yedeklenen bu verilerin de fiziksel/ağ güvenliği aynı standartlarda sağlanmaktadır.
• Fiziksel Güvenlik: Sunucu odaları, arşivler ve kişisel veri içeren diğer fiziksel ortamlara giriş-çıkışlar yetkilendirme ve kayıt altına alma suretiyle sınırlandırılmış olup, dış risklere (yangın, sel, hırsızlık vb.) karşı gerekli önlemler alınmıştır.

4.1.2. İdari Tedbirler Şirketimiz organizasyonel yapısında veri güvenliği kültürünü yerleştirmek amacıyla uygulanan başlıca idari tedbirler şunlardır:

• Kurumsal Politikalar: Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar ile özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik spesifik protokoller hazırlanmış ve yürürlüğe konmuştur.
• Personel Yönetimi: Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin prosedürleri oluşturulmuş, işe alım süreçlerinde gizlilik taahhütnameleri imzalatılmaktadır. Ayrıca personele veri güvenliği ve KVKK farkındalık eğitimleri periyodik olarak verilmektedir.
• Veri Minimizasyonu ve Risk Yönetimi: Veri işleme süreçlerinde "minimum veri" ilkesi gözetilmekte, mevcut risk ve tehditler düzenli aralıklarla analiz edilmektedir. Olası veri güvenliği ihlallerinin hızlı bir şekilde kurumiçi raporlanmasını sağlayan mekanizmalar kurulmuştur.
• Fiziksel Evrak Güvenliği: Kâğıt ortamında aktarılan kişisel veriler için kapalı zarf vb. ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve evraklar "gizlilik dereceli belge" formatında iletilmektedir.
• Tedarikçi ve Veri İşleyen Yönetimi: Veri aktarımı yapılan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla akdedilen sözleşmelere KVKK uyum ve veri güvenliği bağlayıcı hükümleri (gizlilik sözleşmeleri/protokolleri) eklenmektedir. Veri işleyenlerin güvenlik süreçleri belli aralıklarla denetlenmekte ve farkındalıkları artırılmaktadır.

4.2. Alınan Veri Güvenliği Tedbirlerinin Denetimi

Muteks Tekstil bünyesinde, KVKK uyum süreçlerinin yürütülmesi ve takibi amacıyla bir "Kişisel Verilerin Korunması Komitesi" kurulmuştur. Komite; Kişisel Veri Yöneticisi, Kişisel Veri Koruma Uzmanı ve İnsan Kaynakları Müdürü’nden oluşmaktadır.

Komite, veri sorumlusu sıfatını haiz Muteks Tekstil adına, Kanun’un 12. maddesinden doğan yükümlülükler doğrultusunda Kurum içi veri güvenliği tedbirlerinin işleyişini bizzat denetlemekte; ihtiyaç duyulan hallerde ise bağımsız ve yetkin kuruluşlardan destek alarak teknik sızma (pen-test) ve uyum denetimleri yaptırmaktadır. Denetimler neticesinde tespit edilen riskler, ihlaller veya uygunsuzluklar derhal Komite bünyesindeki Bilgi Güvenliği Sorumlusu'na raporlanmakta ve tespit edilen bulgular doğrultusunda iyileştirici tedbirler ivedilikle hayata geçirilmektedir.

Ayrıca, dışarıdan alınan (bulut, yazılım, sunucu vb.) hizmetler kapsamında, hizmet sağlayan firmaların veri güvenliği tedbirlerine uyum seviyesi işbu denetim prosedürlerine tabi tutulmakta ve tespit edilen ihlaller, ilgili sözleşmeler ve kurum içi disiplin yönetmelikleri çerçevesinde yaptırıma bağlanmaktadır.

5. İLGİLİ KİŞİLERİN (VERİ SAHİBİ) HAKLARI VE TALEPLERİNİN YÖNETİMİ

Muteks Tekstil, Kanun’un 13. maddesi uyarınca, ilgili kişilerin haklarını kullanabilmeleri için gerekli olan kurumsal mekanizmaları, "Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü" çerçevesinde oluşturmuştur. Şirketimiz, başvuruların yasal süresi içerisinde etkin ve şeffaf bir şekilde sonuçlandırılması için gereken teknik ve idari altyapıyı sağlamıştır.

5.1. Başvuru Hakkı ve Kullanım Usulü

Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarına (bilgi alma, düzeltme, silme, aktarma, itiraz vb.) ilişkin taleplerini, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ"de öngörülen asgari unsurları taşıyacak şekilde aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirler:

• Fiziki Başvuru: Kimlik teyidi yapılmak suretiyle Şirket merkez adresine şahsen elden teslimat ile.
• Noter Kanalı: Taleplerin noter aracılığıyla resmi yolla tebliği ile.
• Elektronik Başvuru: Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılarak.
• Kayıtlı E-Posta: İlgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi üzerinden.

Muteks Tekstil, iletilen talepleri, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret ilgili kişiden talep edilebilecektir.

5.2. İlgili Kişinin Hakları

İlgili kişiler, Şirketimize başvurarak kendileriyle ilgili aşağıdaki hakları kullanabilirler:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.

Bu konuya ilişkin detaylı bilgilendirme, Politika’nın 20. maddesinde yer alan uygulama rehberinde sunulmuştur.

6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Muteks Tekstil, Kanun ile "özel nitelikli" olarak belirlenen; işlenmesi halinde ilgili kişinin mağduriyetine veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek hassas verilere (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık-kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik/genetik veriler) yönelik veri işleme faaliyetlerinde yüksek hassasiyet gözetmektedir.

6.1. Özel Güvenlik Tedbirleri

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde; Kurul’un 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı "Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" kararı uyarınca belirlenen ek güvenlik katmanları Muteks Tekstil bünyesinde titizlikle uygulanmaktadır:

• İşleme Şartı: Özel nitelikli veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir (Kanun m.6/3’te belirtilen istisnai haller saklıdır).
• Erişim Kısıtlaması: Bu verilere erişim yetkisi sadece sınırlı sayıda yetkili personel ile sınırlandırılmış ve bu personelle özel gizlilik taahhütnameleri akdedilmiştir.
• Transfer Güvenliği: Sağlık ve ceza mahkumiyeti gibi verilerin elektronik aktarımında kriptografik yöntemler ve güvenli kanallar zorunlu tutulmaktadır.
• Fiziksel Koruma: Bu verileri içeren fiziksel belgeler, kilitli dolaplarda/arşivlerde muhafaza edilmekte ve erişimler kayıt altına alınmaktadır.

Muteks Tekstil, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla teknik ve idari tedbirleri her bir veri kategorisinin risk analizine uygun olarak özelleştirmiş ve periyodik denetim kapsamına almıştır.

7. MUTEKS TEKSTİL İZMİR ÇALIŞANLARININ, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ

Muteks Tekstil, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Muteks Tekstil, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Muteks Tekstil, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Muteks Tekstil, müşterilerine, çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi), iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası adres bilgisi, IP adresi), meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi, aile bireyleri verisi,sağlık bilgisi, askerlik bilgisi,işlem güvenliği bilgisi,sendika üyeliği şeklinde kişisel verileri işlenmekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin Muteks Tekstil’in hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile bu hizmetlerin sonucu olarak yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda ilgili kişilerinden rızalarını talep etmekte, bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.

8.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Muteks Tekstil, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca Muteks Tekstil veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.

8.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, Muteks Tekstil açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında Muteks Tekstil’in aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple Muteks Tekstil tarafından kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanalları açıktır.

8.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Muteks Tekstil, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Muteks Tekstil, yürütmekte olduğu faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.

8.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Muteks Tekstil, kişisel verileri, iştigal konusu ile ilgili ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple Muteks Tekstil, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.

8.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Muteks Tekstil, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Muteks Tekstil öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve Muteks Tekstil’in yayınladığı Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. Muteks Tekstil kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

10. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Muteks Tekstil, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Şirket içerisinde ve personelin ortak kullanım alanlarında kolayca görebilecekleri ön Aydınlatma Bilgileri ve Aydınlatma Metinleri yerleştirilmiştir. Ek olarak ziyaretçiler kolaylıkla erişebileceği ve bilgi edinebileceği şekilde aydınlatma metinleri yerleştirilmiştir.

11. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Muteks Tekstil, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, ilgili kişinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Muteks Tekstil tarafından, KVK Kurulu'nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:

• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Muteks Tekstil’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Muteks Tekstil’in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

12. MUTEKS TEKSTİL İZMİR KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

Muteks Tekstil nezdinde, Muteks Tekstil’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel verisi işlenen ilgili kişilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

Muteks Tekstil, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda Muteks Tekstil kişisel veri envanteri içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.

Muteks Tekstil, veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan veri türlerini esas alarak oluşturduğu Muteks Tekstil Kişisel Veri Envanteri’nde yukarıdaki tabloda gösterildiği üzere ve Muteks Tekstil Veri Saklama ve İmha Politikası ile tespit etmiştir.

13. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaç ve koşullar şunlardır:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Şirket Bünyesinde Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
• Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
• Hizmet kalitesini geliştirici çalışmalar yapılması ve daha iyi hizmet sunulması,
• Hizmetlerimiz karşılığı fatura tanzimi,
• Kimlik teyidi,
• Soru ve şikâyetlere cevap verilmesi,
• Veri güvenliği kapsamında gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması,
• İlgili iş ortakları ve sair üçüncü kişilerle sunulan ürün ve hizmetlerle ilgili finansal mutabakat sağlanması,
• Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini,
• İlgili mevzuat gereği saklanması gereken verilere ilişkin bilgilerin muhafaza edilmesi,
• Bilgilerinin tutarlılığına ilişkin denetimin sağlanması,
• Çalışanlar bakımından; özlük dosyasının oluşturulması, işin gereklerini sürekli olarak yerine getirmeye ehil olup olmadığının tespiti, özel sağlık sigortası yapılması, sağlık dosyası oluşturulması, iş güvenliği önlemlerinin alınması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Muteks Tekstil finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,

14. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Muteks Tekstil, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler Muteks Tekstil’in o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak, Muteks Tekstil’in uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca Muteks Tekstil tarafından oluşturulmuş Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Muteks Tekstil’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Muteks Tekstil’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

15. MUTEKS TEKSTİL İZMİR TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel verisi işlenen ilgili kişiye bildirmektedir.

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan paydaş kategorilerine aktarılabilir:

• Muteks Tekstil iş ortakları
• Banka ve sigorta şirketleri
• Seyahat acentaları
• Oteller
• Eğitim firmaları
• Muteks Tekstil tedarikçileri
• Muteks Tekstil şirket yetkilileri
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları

Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir:

16. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

16.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

17. MUTEKS TEKSTİL, ŞİRKET BİNASI GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

Muteks Tekstil tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Muteks Tekstil binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle Muteks Tekstil tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.

Muteks Tekstil, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. Muteks Tekstil tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

17.1. Muteks Tekstil Binasında, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi

Muteks Tekstil tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, Muteks Tekstil binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak Muteks Tekstil binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da Muteks Tekstil nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu ilgili kişiler bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişinin kişisel verileri fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

17.2. Muteks Tekstil Tesislerinde Personele Sağlanan Yazılımlara Erişimlerine İlişkin Log Kayıtlarının Saklanması

Muteks Tekstil tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politikada belirtilen diğer amaçlarla, bina ve tesisler içerisinde kalınan süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta, bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Muteks Tekstil içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

18. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. maddesinde ve Kurul tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Muteks Tekstil’in kendi kararına istinaden veya kişisel ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Muteks Tekstil bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapmaktadır.

19. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

Muteks Tekstil, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel ilgili kişinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel verisi işlenen ilgili kişiye yol göstermektedir ve Muteks Tekstil, ilgili kişilerin haklarının değerlendirilmesi ve ilgili kişilere gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

19.1. İlgili kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

19.1.1. Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin hakları

Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

19.1.2. Kişisel İlgili kişinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

a. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,

b. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

c. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarati faaliyetler kapsamında işlenmesi,

d. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel verisi işlenen ilgili kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

a. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

b. Kişisel verisi işlenen ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

c. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

d. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

19.1.3. Kişisel İlgili kişinin Haklarını Kullanması

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler bu Politikada belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak Muteks Tekstil’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme Muteks Tekstil Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü içerisinde yapılmıştır. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. veya This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. mail adresinden Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü talep edilebilir veya KVKK’ nın 13. maddesinin 1. fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in ilgili hükümleri uyarınca yazılı olarak veya elektronik ortamda ve aşağıda yer alan yöntemlerle Şirketmize iletilmesi gerekmektedir.

• Muteks Tekstil ‘e ait bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı “Akhan Mahallesi Çayır ( Küme Evler ) Muteks Mutlubaşlar Tekstil Sit. No: 8/A Pamukkale/Denizli “ adresine iletilmesi veya şahsen başvuru,
• Muteks Tekstil‘e ait bulunan formun doldurulması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun ..................... kep adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu,

bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak Muteks Tekstil’e iletilmesi gerekmektedir.

Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

20. MUTEKS TEKSTİL İZMİR KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASININ DİĞER POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ

Muteks Tekstil, işbu belge ile ortaya koyulan esasları, Muteks Tekstil bünyesindeki diğer veri varlıklarına ilişkin politikalar ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda iç kullanıma yönelik alt prosedürleri temel alarak oluşturmuştur.

21. MUTEKS TEKSTİL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU

Muteks Tekstil tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası'nın yürürlüğünü sağlamak için yönetim yapısı kurulmuştur.

Muteks Tekstil bünyesinde işbu Politika ve bu Politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere Kişisel Verileri Koruma Komitesi, Şirket üst yönetiminin kararı gereğince görevlendirilmiştir.

Bu Komitenin kişisel verilerin korunması ile ilgili görevleri aşağıda belirtilmektedir:

• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve üst yönetiminin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin politikaların uygulanmasının ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunulması ve koordinasyonun sağlanması hususlarını üst yönetimin onayına sunmak,
• KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve üst yönetimin onayına sunmak, uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda Muteks Tekstil içerisinde ve Muteks Tekstil’in işbirliği içerisinde olduğu kurumlar nezdinde farkındalığı arttırmak,
• Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile ilgili Muteks Tekstil personelini bilinçlendirmek ve düzenli denetimler yapmak,
• Muteks Tekstil’in kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilendirilmelerinin sağlanması yönünde eğitimler düzenlenmesini sağlamak,
• Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
• Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek, bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Muteks Tekstil içinde yapılması gerekenler konusundaki önerilerini almak,
• KVK Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yürütmek,
• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.

EK-1 TANIMLAR

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu : Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel İlgili kişi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan Adayı : Muteks Tekstil’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini açmış olan gerçek kişiler.

İşbirliği İçinde Olunan Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri : Muteks Tekstil’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek ve tüzel kişiler.

İş Ortağı: Muteks Tekstil’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteri, personel…

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Tedarikçi: Muteks Tekstil’in ticari faaliyetlerini yürütürken Muteks Tekstil’in emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak Muteks Tekstil’e hizmet sunan taraflar.

Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri politika kapsamında işlenen gerçek kişiler. Örneğin; aile bireyleri, eski çalışanlar…

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin; Muteks Tekstil bünyesinde çalışan departmanlar vb.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi. Bu politika kapsamında MUTEKS MUTLUBAŞLAR TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ veri sorumlusudur.

Verilerin Silinmesi: Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.

Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verinin bir daha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.

Ziyaretçi: Muteks Tekstil’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

EK-2 KVK KANUNU’NUN UYGULANMASI BAKIMINDAN ÖNEM ARZ EDEN TARİHLER

7 Nisan 2016 tarihi itibariyle Muteks Tekstil aşağıdaki yükümlülüklere uygun hareket etmektedir: (i) Kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili genel kurallar ve ilkeler, (ii) Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin aydınlatılmasına ilişkin yükümlülükler, (iii) Veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin yükümlülükler.

7 Ekim 2016 tarihi itibariyle aşağıda sıralanan düzenlemeler yürürlüğe girecek ve Muteks Tekstil bu düzenlemelere uygun hareket edecektir: (i) Kişisel verilerin üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılmasına ilişkin hükümler, (ii) Kişisel verinin sahibi olan kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin, Muteks Tekstil’e karşı başvuru haklarını (kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, aktarıldığı kişileri öğrenme, düzeltme talep etme) kullanmasına ve KVK Kurulu'na şikayette bulunmasına ilişkin düzenlemeler.

7 Nisan 2017 itibariyle (i) 7 Nisan 2016 tarihinden önce hukuka uygun olarak alınmış rızalar, kişisel verisi işlenen ilgili kişiler tarafından aksine bir beyanda bulunulmaması halinde KVK Kanunu’na uygun kabul edilecektir. (ii) KVK Kanunu’na ilişkin yönetmelikler yürürlüğe girecektir.

7 Nisan 2016 tarihinden önce işlenmiş kişisel veriler, 7 Nisan 2018 tarihine kadar Muteks Tekstil tarafından KVK Kanunu'na uyumlu hale getirilecek, silinecek veya anonim hale getirilecektir.